Grundsätze elektronischer Rechnungen

• 1. Sind alle Rechnungen gleich zu behandeln?
  Ja - Egal, ob elektronisch oder in Papierform, es gelten die gleichen Anforderungen: Die Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen. Ganz besonders die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss außerdem Einvernehmen zwischen Rechnungsersteller und -empfänger über den elektronischen Empfangsweg bestehen.
  Dies wird über die kostenfreie Registrierung im b4 Business Portal gewährleistet.
• 2. Wann gilt eine elektronische Rechnung als lesbar?

  Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms den Inhalt sehen kann.
  Dies ist durch die Zustellung z.B. bei PDF-Formaten sichergestellt.

• 3. Wie und über welchen Zeitraum müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?

  Umsatzsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.

• 4. Kann ich meine Belege elektronisch empfangen ohne ein registrierter Teilnehmer zu sein?

  Sie können auch ohne Registrierung Ihre Belege elektronisch empfangen. Als nicht registrierter Kunde können Sie allerdings kein zusätzliches Datenformat erhalten. Ihnen werden die Belege via E-Mail als PDF Datei zugestellt. Geben Sie dazu am Ende Ihrer Registrierung Ihre Empfangsadresse an und wählen Sie kein Datenformat aus.

• 5. Was kostet mich der Service?

  Als Empfänger erhalten Sie einen Portalzugang, der Sie einmalig 250 EUR Anschlussgebühr kostet. Die MBVD stellt folgende Datenformate kostenfrei zur Verfügung: PDF, ZUGFeRD, VeR-Roaming, XRechnung, PEPPOL, V3-Viper-xml, iDoc und DATEV Unternehmen online. Die Zustellung erfolgt via E-Mail oder Viper Connector und ist ebenfalls kostenlos für Sie. Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine Schnittstelle wie z.B. FTP, S-FTP, OFTP, AS/2 oder X400 verfügt, können Sie diese natürlich auch ohne zusätzliche Kosten für den Empfang Ihrer Belege verwenden.Sollten Sie einen individuellen Datensatz für Ihr Rechnungseingangssystem oder Archiv benötigen, so können Sie dies nach Ihrer Registrierung bei der b4value.net GmbH auf eigene Rechnung beauftragen. Wünschen Sie keinen Portalzugang, sondern lediglich eine PDF-Datei auf Ihre Wunsch-E-Mail-Adresse, ist dies komplett kostenfrei für Sie.

• 6. Welche Datensatzformate werden als Standard für den Empfänger bereitgestellt?

  Zu den von uns angebotenen Standardformaten gehören:

  • ZUGFeRD (Basic und Comfort)
  • Datev Unternehmen Online
  • PDF
  • XRechnung
  • PEPPOL
  • VeR Roaming
  • iDoc
  • Viper XML-V3
• 7. Ab wann entsteht eine Vertragsbeziehung und was sind die notwendigen Schritte zur Beauftragung?

  Wenn Sie sich für eine PDF-Datei via E-Mail entscheiden, entsteht keine Vertragsbeziehung. Sollten Sie neben dem führenden Rechnungsoriginal (PDF) noch ein weiteres Format zur internen Weiterverarbeitung benötigen, oder den Zugang zum Business-Portal erhalten wollen, entsteht zwischen Ihnen und unserem Partner b4value.net GmbH eine Vertragsbeziehung. Es entsteht nur eine einmalige Anschlussgebühr in Höhe von 250 EUR, wenn Sie sich für eines unserer angebotenen Datensatzformate entscheiden. Die Kosten für die bereits implementierten Formate werden von uns übernommen.

  Folgende Schritte sind für die Beauftragung notwendig:

  1. Anmeldung Ihres Unternehmens auf https://mercedes-benz-einvoicing.traffiqx.net
  2. Im Anschluss an die Anmeldung erhalten Sie Ihre Vertragsunterlagen
  3. Bitte senden Sie die Unterlagen unterschrieben zurück
  4. Nach erfolgreicher Prüfung der Vertragsdokumente werden Sie als User im b4 Business Portal angelegt
  5. Als nächsten Schritt wird der Testlauf zwischen Versender und Empfänger gestartet
  6. Nach dem erfolgreichen Testlauf erfolgt die Abnahmeerklärung
  7. Im Anschluss daran werden Sie auf produktiv umgestellt
  8. Nach der Produktivumstellung startet die Vertragsbeziehung zwischen Ihnen und unserem Partner
• 8. Wo finde ich für die Registrierung des Unternehmens die Debitoren Nummer auf dem Beleg?

  Die Kunden-Konto-Nummer auch Debitorennummer, finden links neben der Rechnungsnummer. Diese benötigen Sie für Ihre Registrierung.

  Die Anmeldung ist erforderlich, damit ein Einvernehmen zum elektronischen Empfang zwischen Rechnungsersteller und Empfänger besteht.

• 9. Welche Übertragungswege stehen zur Verfügung? Welche Systemvoraussetzungen sind erforderlich?

  Insofern Ihr Unternehmen über eine Empfangsschnittstelle verfügt, können Sie Ihre Dokumente auch hierüber empfangen. Folgende SST stellen wir Ihnen zur Verfügung.

  TRAFFIQX® CONNECTOR

  Der TRAFFIQX® Connector ist ein Standard-Übertragungsweg vom Kunden zum b4 Business Portal und umgekehrt vom Portal zum Kunden. Er kann auf einen Windows Rechner (XP – WIN 11) installiert werden und besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen. Dem virtuellen Drucker und dem Kommunikations-Manager (Upload / Download).

  Download

  Abholen von Dateien vom TRAFFIQX® Connector WebService und speichern in einem einstellbaren Verzeichnis des Computers. Neben der Einzelplatz-Variante gibt es den TRAFFIQX® Connector Service.

  Der TRAFFIQX® Connector Service ist das Serverpendant des TRAFFIQX® Connector. Der Dienst kann für mehrere Teilnehmer (z.B. Unternehmen und Zweigstellen mit eigenem Teilnehmeraccount) eingerichtet werden und über Windows-Bordmittel im Netzwerk für mehrere Benutzer bereitgestellt werden.

  Systemvoraussetzungen für TRAFFIQX® Connector und TRAFFIQX® Connector Service:

  Betriebssystem

  • Windows XP/Vista/7/8/10/11
  • Windows Server 2000/2003/2008/2008R2/2012/2016
  • Systemarchitektur :32Bit 64Bit
  • Technische Voraussetzungen
  • Microsoft .Net Framework 3.5 muss auf dem Zielsystem installiert sein.

  sFTP

  Der Portalteilnehmer betreibt in seiner Netzwerkumgebung einen FTP-Server, auf welchen das Portal als Client Zugriff erhält. Durch die FTP-Konfiguration wird der Portalzugriff auf benutzerdefinierte Ordner beschränkt.

  Die Einrichtung eines sFTP Servers benötigt die folgenden Parameter:

  • Host/IP
  • Port
  • Benutzername
  • Benutzerpassword
  • IP Adresse (Firewall Freigabe)

  AS2

  AS2 ist ein Standard über einen gesicherten Nachrichtentransport über das Internet. Es ist eine Spezifikation für den Datenaustausch, dessen Aufgabe im Versenden und Empfangen von Dateien über eine gesicherte Verbindung besteht. Für den Datenaustausch via AS2 wird ein Kommunikationsmodul sowohl auf Seiten des Senders als auch auf der des Empfängers benötigt.

  Die AS2 Einrichtung benötigt die folgenden Parameter:

  • Provider ID
  • Customer ID
  • Customer Certificate
  • X400 - Bei x400 handelt es sich um einen sicheren sogenannten "Business Mail"- Transfer via Telefonanschluss. X400 ist nur über die Deutsche Telekom in Deutschland nutzbar. Es wird eine spezielle Hardware (die X400 Box) dazu benötigt.

  Der Transfer erfolgt sicher und verschlüsselt und mit einer technischen Rückmeldung.

  Die x400 Einrichtung benötigt die folgenden Parameter:

  • Subject
  • Organisation
  • Nachname
  • Land
  • PPT Auth
  • PPT Organisation
• 10. Was ist das TRAFFIQX Netzwerk?

  TRAFFIQX® ist die Technologie, die Unternehmen aller Branchen und Größen sowie Behörden dazu in die Lage versetzt, Geschäftsdokumente über alle denkbaren Wege und Formate zu empfangen, zu versenden und zu organisieren. 

  Die TRAFFIQX® Services werden von den TRAFFIQX® Providern zur Verfügung gestellt. Es entstehen nahezu keine Aufwände und Kosten zur Integration, denn TRAFFIQX® nutzt vorhandene Systeme. Dadurch sind Schulungen und Verzögerungen durch neue Prozesse im Unternehmen ausgeschlossen. Expertenwissen über Dokumenten- und Datenformate und deren Pflege werden nicht benötigt. 

  Durch die automatisierte Einladung der Geschäftspartner oder individuellen Kampagnen sorgt TRAFFIQX® für die kontinuierliche Steigerung der elektronisch übermittelten Dokumente. Konventionelle Briefpost wird portooptimiert und unter Weitergabe von Skaleneffekten wirtschaftlich und transparent. 

  Als Teilnehmer im TRAFFIQX® Netzwerk profitieren die Nutzer von der stetigen Weiterentwicklung der Technologie, der Datenformate und durch jedes neu angeschlossene Unternehmen. Neben allen benötigten Dokumenten- und Datenformaten kümmern wir uns um alles, was den automatisierten Umgang mit Transaktionsdokumenten leichter macht. Gleichzeitig möchten wir, dass es den Teilnehmern im TRAFFIQX® Netzwerk leicht fällt, mit TRAFFIQX® zu arbeiten. Über Roaming- und Interoperabilitätsabkommen sind internationale Business- und Behörden-Plattformen sowie Dienstleister angebunden. Das bedeutet, dass jedem Teilnehmer im TRAFFIQX® Netzwerk eine nahezu unbegrenzte Anzahl an erreichbaren Unternehmen und Behörden zur Verfügung stehen. 

  TRAFFIQX®. Senden und Empfangen von Transaktionsdokumenten – in jedem Format – über jeden Kanal – weltweit.

  Mehr zu TRAFFIQX® finden Sie auf https://www.traffiqx.net